Conditions générales de coopération entre allsafe GmbH & Co. KG et nos fournisseurs (EKB)

1. Avant-propos

allsafe GmbH & Co KG attache une grande importance à un partenariat équitable et honnête. C'est la base de toute relation commerciale. Si, malgré toutes les mesures de précaution et de contrôle mises en place, des problèmes surviennent, il est nécessaire de pouvoir s'appuyer sur des conditions générales claires et reconnues par les deux parties. C'est pourquoi les règles suivantes ont été établies en rapport avec les spécifications techniques et/ou les dessins. Ces éléments constituent l'essentiel du contrat entre le partenaire fournisseur et allsafe GmbH & Co KG.Nous attachons une grande importance à ce que ces conditions ne perturbent pas inutilement le déroulement normal des activités de notre partenaire. C'est en effet la seule garantie que les processus et les procédures puissent être optimisés en permanence. En outre, les présentes conditions de livraison sont convenues avec le fournisseur afin de garantir un déroulement sans heurts.

2. Caractère contraignant des contrats-cadres

Les quantités et les délais indiqués par allsafe GmbH & Co. KG dans le contrat-cadre sont établis en toute bonne foi sur la base des informations fournies par nos clients. Nous devons toutefois signaler que ces informations peuvent être modifiées à tout moment. Nous nous réservons le droit de les adapter aux besoins, c'est-à-dire de les corriger à la hausse ou à la baisse. Les accords conclus concernant le prix, la livraison, les conditions de paiement et les articles à livrer sont contraignants.

3. Outillage

3.1. Entretien, maintenance et conservation de l'outillage

Le fournisseur garantit le bon fonctionnement de l'outillage pendant son utilisation. Si l'outillage a été fourni par allsafe GmbH & Co. KG, le fournisseur s'engage à vérifier que l'outillage mis à sa disposition est adapté. Le cas échéant, une offre écrite de réparation ou d'adaptation doit être établie. Ces mesures ne peuvent être mises en œuvre qu'après commande écrite de la société allsafe GmbH & Co. KG. Le fournisseur doit conserver les outils de manière appropriée et les protéger contre tout dommage et toute influence environnementale. Pendant la durée contractuelle, les frais d'entretien, de maintenance et de réparation sont à la charge du fournisseur. Une fois les quantités contractuelles épuisées, les frais d'entretien et de maintenance sont à la charge du fournisseur ; les frais de réparation des outils sont pris en charge par allsafe GmbH & Co KG après passation de la commande. Afin de garantir une livraison constante et sans défaut, les outils doivent être entretenus, réparés et maintenus par le fournisseur. Il convient de s'assurer que les outils sont en permanence prêts à l'emploi. À la fin de la livraison, le fournisseur est tenu de remettre les outils en parfait état, si souhaité, à allsafe GmbH & Co. KG. Le transfert de propriété des outils s'effectue automatiquement avec le paiement des outils et ne nécessite aucun accord contractuel supplémentaire.

4. Modification des outils

Les modifications des outils ne peuvent être effectuées qu'après accord écrit préalable de allsafe GmbH & Co. KG. Si une modification des outils s'avère nécessaire en raison de modifications techniques apportées par allsafe GmbH & Co. KG, le fournisseur doit d'abord soumettre une offre écrite. Les mesures nécessaires ne sont autorisées et ne peuvent être mises en œuvre qu'après réception d'une commande écrite. Les pièces modifiées doivent faire l'objet d'un nouvel échantillonnage et être validées par allsafe GmbH & Co. KG pour la livraison en série. Dans le cadre d'une relation de partenariat, allsafe GmbH & Co KG prend en charge les coûts des matériaux qui ne peuvent plus être utilisés en raison d'une modification des plans. Le fournisseur s'engage toutefois à signaler dès l'établissement de l'offre que les matériaux existants ne pourront plus être utilisés après la modification.

5. Validation des outils/premier échantillonnage

5.1. Motif

Dans les cas suivants, le fournisseur est tenu de procéder à un premier échantillonnage :

• Pièces neuves
• Pièces ou spécifications modifiées

Si le fournisseur envisage l'une des modifications suivantes, il est tenu d'en informer allsafe GmbH & Co. KG et d'attendre son accord écrit. Le cas échéant, un premier échantillonnage est également nécessaire.

• Modification du produit
• Modification de la conception, des spécifications ou des matériaux
• Transfert de la production vers des sites de production externes
• Transfert de la production vers de nouvelles usines ou déménagement dans la même usine
• Modification des processus de production
• Interruption prolongée de la production (plus d'un an)
• Nouveaux sous-traitants
• En cas de fabrication ultérieure d'outils pour des raisons de capacité
• ou d'usure, allsafe GmbH & Co. KG doit être informée et, le cas échéant, un premier échantillonnage doit être effectué
• Pour toute autre raison, allsafe GmbH & Co. KG doit être informée.
• Le fournisseur est tenu, indépendamment du fait qu'un premier échantillonnage soit exigé par allsafe GmbH & Co KG, de procéder à un échantillonnage/une validation interne.

5.2. Premier échantillonnage / Formulaires pour le premier échantillonnage

Le premier échantillonnage effectué par le fournisseur doit être consigné sur les formulaires créés par allsafe GmbH & Co. KG ou sur des formulaires conformes à la norme VDA

• Rapport de contrôle du premier échantillon
• Résultats du contrôle
• Bon de livraison.

Si le fournisseur ne dispose pas de ces formulaires, il doit les demander.

Sauf accord contraire, 50 pièces doivent être contrôlées et documentées. S'il s'agit d'un ensemble, 50 pièces individuelles supplémentaires doivent être contrôlées et documentées. En cas de fabrication avec plusieurs outils identiques, un contrôle du premier échantillon doit être effectué pour chaque outil ou emplacement d'un moule multiple. Sauf accord contraire, les pièces correspondantes doivent être jointes au rapport de contrôle du premier échantillon.

Sauf accord contraire, les justificatifs / analyses de matériaux correspondants doivent être joints au premier échantillonnage pour les matériaux utilisés. Dans des cas particuliers (application automobile), ces données doivent être saisies dans la base de données IMDS.

Un certificat de capacité (contrôle sur la base d'au moins 50 pièces) conforme aux spécifications et aux dimensions de contrôle particulières définies par allsafe GmbH & Co. KG doit être joint au premier échantillon. Un plan de contrôle du premier échantillon doit également être joint.

La validation de la livraison/la validation de la série des pièces échantillonnées est effectuée par allsafe GmbH & Co. KG sur le formulaire « Rapport de contrôle du premier échantillon » rempli par le fournisseur.

6. Droit d'achat sur les outils

Le fournisseur s'engage à livrer les pièces ou composants/modules fabriqués à partir d'outils et/ou de développements de la société allsafe GmbH & Co. KG exclusivement à cette dernière. Les pièces ne peuvent être vendues à des tiers qu'après autorisation écrite. En cas de violation, le fournisseur est responsable du montant total du préjudice causé. En outre, le fournisseur est tenu de divulguer la quantité et les destinataires des pièces livrées en parallèle. Si allsafe GmbH & Co. KG a donné son accord pour la livraison à des tiers, le fournisseur n'est pas autorisé à modifier les outils ou les spécifications. Il n'est pas non plus autorisé à transférer des outils à d'autres fournisseurs sans l'accord écrit de allsafe GmbH & Co. KG.

7. Délai de livraison, livraison de pièces de rechange

Le fournisseur s'engage à livrer à allsafe GmbH & Co. KG le produit ainsi que les pièces de rechange pour le produit pendant toute la durée de la série et pendant 15 ans après la date de fin de série. La mise au rebut des équipements de fabrication spécifiques à la pièce ne peut être effectuée, indépendamment des rapports de propriété, qu'avec l'accord écrit de la société allsafe GmbH & Co. KG.

8. Audit, documentation, délais de conservation

8.1. Audit

Le client est en droit de vérifier, par le biais d'un audit, si les mesures d'assurance qualité du fournisseur garantissent le respect des exigences du client. L'audit peut être réalisé sous forme d'audit système ou d'audit processus et doit être convenu en temps utile avant la date prévue. Les audits réalisés par des organismes de certification agréés doivent être pris en compte. Des restrictions raisonnables imposées au fournisseur pour protéger ses secrets commerciaux sont acceptées.

8.2. Délais de conservation

Le fournisseur doit conserver tous les documents, enregistrements et données relatifs aux produits et aux processus qui font partie du processus de production et de la validation des produits pendant au moins 20 ans. Cette règle s'applique aussi bien à la série qu'à la livraison de pièces de rechange.

8.3. Droit d'accès

Le fournisseur s'engage à accorder à allsafe GmbH & Co KG, à ses clients et aux autorités réglementaires l'accès à l'entreprise (EN 9100:2018 point 8.4.3.L).

9. Valeurs statistiques, évaluations

9.1. FMEA

Il est souhaitable que le fournisseur établisse une FMEA pour son volume de livraison. Celle-ci sert de base à une livraison sans faille et de haute qualité.

9.2. Capacité du processus

Il est souhaitable que la capacité du processus soit prouvée à l'aide de valeurs statistiques. Dans l'intérêt d'une amélioration continue de la qualité, il est nécessaire de collecter ces données et de les utiliser de manière cohérente pour optimiser les processus. En principe, les valeurs de capacité indiquées par allsafe GmbH & Co. KG dans le cahier des charges (si disponible) doivent être atteintes et documentées.

9.3. Objectifs de qualité

Pour les caractéristiques des produits liées à la fonctionnalité et à la sécurité, une fabrication sans défaut est indispensable et doit être prouvée par le fournisseur. Sauf accord contraire, le taux d'erreur maximal pour les caractéristiques des produits non liées à la fonctionnalité et à la sécurité est inférieur à 500 PPM. Il convient toutefois de noter qu'un fournisseur qui se situe en permanence à cette limite maximale devra être remplacé à terme. L'objectif visé par allsafe GmbH & Co KG est un taux inférieur à 100 PPM. Une livraison est considérée comme mauvaise non seulement en cas de défauts de qualité directs du produit, mais également en cas d'emballage insuffisant, d'étiquetage incorrect de l'envoi, de quantité incorrecte, ainsi que de toute erreur susceptible d'entraver ou d'interrompre le bon déroulement des activités d'allsafe GmbH & Co. KG.

10. Qualité, contrôles

10.1. Contrôle à la réception des marchandises

allsafe GmbH & Co. KG ne contrôlera les produits livrés que par échantillonnage. Cela signifie que le fournisseur doit garantir la qualité requise pour les produits qu'il livre et, en cas de réclamation, assumer la responsabilité des pièces qu'il a livrées.

Toutefois, des contrôles portant sur la quantité livrée, la référence et les dommages ou défauts apparents sont toujours effectués.

Si la livraison présente des dommages dus au transport qui rendent impossible le déchargement des produits ou qui ont entraîné des dommages aux produits, allsafe se réserve le droit de refuser la livraison ou de renvoyer la marchandise aux frais du fournisseur.

Dans ce cas, le fournisseur doit veiller à ce qu'une nouvelle livraison en parfait état soit effectuée immédiatement.

En outre, des mesures doivent être prises pour éviter que de tels dommages ne se reproduisent.

10.2. Traitement des réclamations

Si le fournisseur constate que des pièces défectueuses ont été fabriquées et déjà livrées, il est tenu d'en informer immédiatement allsafe GmbH & Co KG dès qu'il en a connaissance. allsafe GmbH & Co KG s'engage à informer immédiatement le fournisseur des défauts constatés.

Si le fournisseur constate que des pièces défectueuses ont été fabriquées mais qu'elles sont, à son avis, utilisables, il peut les signaler à allsafe GmbH & Co. KG pour validation. La livraison ne peut avoir lieu qu'après validation écrite par allsafe GmbH & Co KG (autorisation de dérogation). Les pièces doivent être marquées en conséquence.

La qualité occupe une place importante dans l'évaluation des fournisseurs et fait l'objet d'une surveillance constante.

En cas de réclamation, le fournisseur s'engage à disposer des capacités nécessaires pour y remédier. En outre, le fournisseur est tenu de garantir la poursuite de la production chez allsafe GmbH & Co KG, par exemple en triant les pièces défectueuses, en réparant les éléments déjà fabriqués (autorisation requise de la part d'allsafe GmbH & Co. KG – la nature et l'étendue de la réparation doivent être documentées), en livrant immédiatement des pièces conformes et en reprenant gratuitement les pièces défectueuses.

En outre, un rapport 8 D doit être établi par le fournisseur. Les mesures qui en résultent doivent être surveillées, mises en œuvre et documentées.

Les mesures doivent être prises dans un délai d'un jour en cas de réclamation. En cas de réclamations concernant des pièces soumises à une obligation de documentation, la production doit être immédiatement arrêtée chez le fournisseur et les stocks concernés doivent être sécurisés chez le fournisseur et chez allsafe sur place.

Un catalogue de mesures doit être présenté par le fournisseur au plus tard dans les trois jours. allsafe se réserve le droit d'effectuer un audit rapide afin de s'assurer que le catalogue de mesures a bien été mis en œuvre.

10.3. Système de gestion de la qualité du fournisseur

Le fournisseur s'engage à mettre en place et/ou à maintenir un système de qualité basé sur la norme ISO 9000 ff avec pour objectif le zéro défaut et à optimiser ses processus par des mesures d'amélioration continue.

Le fournisseur s'engage également à mettre en place, à appliquer de manière cohérente et à maintenir un système de gestion de la qualité comparable chez ses sous-traitants afin de garantir la qualité irréprochable des pièces achetées.

11. Livraison

11.1. Fréquence des livraisons

allsafe GmbH & Co KG dépend d'une livraison flexible et rapide en petites quantités. Pour y parvenir, nous nous efforçons de fournir à nos fournisseurs des prévisions pour nos principaux produits.

Afin de rendre les processus aussi efficaces que possible, nous avons besoin de partenaires qui sont prêts à optimiser leurs processus et à s'adapter à nos besoins.

11.2. Planification/traitement des commandes

Dans la mesure du possible, allsafe GmbH & Co KG travaille avec des contrats-cadres (également appelés commandes sur appel ou commandes ouvertes). Ces contrats-cadres régissent tous les points importants tels que la quantité totale, le prix, l'emballage, la durée, etc.

La répartition des produits définis dans le contrat-cadre est généralement communiquée au fournisseur via une commande ferme.

Comme nous nous efforçons également d'optimiser en permanence nos processus, nous utilisons aujourd'hui de plus en plus d'autres formes de traitement des commandes, telles que le Kanban, la livraison continue, les prévisions, l'autogestion de différents groupes de produits. Cela signifie que nous générons de moins en moins nos besoins via une commande. La commande est remplacée par une planification flexible que le fournisseur couvre par des réservations de capacité correspondantes.

Ces différents systèmes de planification ont également un effet positif sur le délai de livraison global des produits, car les matières premières peuvent par exemple être planifiées par le fournisseur en fonction de la planification.

11.3. Délai de livraison/respect des délais

Le délai de livraison convenu avec allsafe GmbH & Co KG doit être impérativement respecté. Le fournisseur est tenu d'améliorer en permanence ses processus afin de réduire les délais de livraison ou de les adapter à nos besoins.

Si une livraison dans les délais convenus n'est pas possible ou si des difficultés surviennent pendant la production, le fournisseur est tenu de nous informer immédiatement de tout dysfonctionnement potentiel et de prendre les mesures appropriées pour réduire le retard au minimum.

En principe, le fournisseur est automatiquement en retard de livraison en cas de dépassement des délais, sans que cela ait été expressément formulé par allsafe GmbH & Co KG. Les délais de livraison et le respect des livraisons sont évalués chaque mois dans le cadre de notre évaluation des fournisseurs et y occupent également une place importante.

11.4. Réception des marchandises

Pour le traitement des marchandises à leur réception, allsafe GmbH & Co. KG a besoin des informations suivantes sur le bon de livraison ainsi que sur les marchandises :

• Numéro du bon de livraison
• Date d'expédition
• Adresse de l'expéditeur et numéro du fournisseur
• Nombre d'articles
• Désignation / numéro d'article
• Numéro de commande
• Nombre de colis
• Numéro d'entrepôt (indiqué sur notre commande)
• Poids/colis
• Date de commande
• Code-barres 835 dans la mesure du possible

En outre, tous les colis doivent être identifiés par leur numéro d'article et leur désignation. Dans la mesure du possible, les produits livrés doivent être marqués de manière appropriée afin de pouvoir retracer leur origine à tout moment. En outre, chaque livraison doit être accompagnée des certificats de contrôle contractuellement convenus et requis. Pour les fournisseurs de profilés extrudés en aluminium, nous exigeons un certificat EN 10204-3.1 pour les 5 premières livraisons, puis un certificat EN 10204-2.2 si aucune anomalie n'a été constatée.

11.5 Gestion de la sécurité

Le fournisseur doit promouvoir une culture de la sécurité dans laquelle tous les employés sont très sensibilisés à la sécurité et contribuent de manière proactive à celle-ci. Les collaborateurs doivent être encouragés à signaler les erreurs, les incidents et les dangers susceptibles d'entraîner une non-conformité des produits. Cette culture de la sécurité comprend également l'échange d'informations relatives à la sécurité avec allsafe GmbH & Co.KG ainsi que la collaboration entre collègues pour identifier et éliminer les risques pour la sécurité.

12. Conditions de paiement/conditions de livraison

Nos conditions de paiement sont les suivantes : 10 jours nets après réception de la facture ou de la marchandise. Toute autre condition de paiement doit être acceptée par écrit par allsafe GmbH & Co. KG. Les livraisons sont effectuées, selon l'accord, départ usine ou franco domicile avec le transporteur prescrit par allsafe GmbH & Co KG.

13. Productivité/KVP

Nous attachons une grande importance à ce que notre partenaire s'engage en permanence dans des mesures d'amélioration et les mette en œuvre de manière cohérente afin de pouvoir continuer à offrir des conditions conformes au marché et à s'imposer sur le marché à l'avenir. Pour atteindre cet objectif, nous sommes prêts à soutenir nos partenaires dans l'amélioration des processus et les mesures KVP par notre savoir-faire et notre collaboration active. Cela permet de garantir et d'augmenter la compétitivité des deux parties à long terme.Dans le cadre de notre collaboration partenariale, nous attendons que les réductions de coûts, quelles qu'elles soient, soient partagées avec nous.

14. Emballage

Le type d'emballage est clairement défini dans nos directives d'emballage. Si le fournisseur souhaite utiliser d'autres emballages, ceux-ci doivent être approuvés par écrit par allsafe GmbH & Co. KG.

15. Résiliation

Le contrat peut être résilié par les deux parties avec un préavis de 12 mois.

17. Clause de confidentialité

Toutes les données concernant allsafe GmbH & Co.KG, quelle que soit leur nature, ne peuvent être reproduites ou rendues accessibles à des tiers sans notre autorisation, conformément aux dispositions du droit d'auteur.

18. Clause salvatrice

Si certaines dispositions du présent contrat s'avéraient invalides ou lacunaires, cela n'affecterait pas la validité du contrat dans son ensemble ; dans ce cas, il doit être interprété ou réinterprété de manière à ce qu'une disposition appropriée, conforme à son sens et à son objectif, s'applique et qui, dans la mesure où cela est légalement admissible, se rapproche le plus possible de ce que les parties souhaitaient atteindre par le présent contrat. Si nécessaire, les parties s'engagent à coopérer à une telle modification du contrat.

19. Dispositions générales

Si des exigences allant au-delà des exigences du présent contrat sont définies dans des documents techniques, des cahiers des charges, etc. ou dans d'autres accords ou dispositions, les exigences les plus strictes s'appliquent.

20. Tribunal compétent

Pour tous les litiges ou réclamations découlant du présent contrat ou en rapport avec celui-ci, y compris ceux concernant sa validité, sa modification ou sa résiliation, ainsi que les réclamations extracontractuelles, le tribunal compétent est celui de Stuttgart.

21. Responsabilité du fait des produits

Le fournisseur s'engage à souscrire et à maintenir une assurance responsabilité civile produits appropriée. Une couverture d'assurance suffisante doit être prévue pour le risque lié à la responsabilité du fait des produits.

22. Pièces contrefaites/traçabilité

Le fournisseur garantit qu'il s'approvisionne en matières premières uniquement auprès de fournisseurs agréés et autorisés afin d'éviter les contrefaçons (pièces contrefaites) par des fournisseurs tiers. À cette fin, il a mis en place un processus approprié au sein de son organisation qui garantit que la sécurité s'étend à l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Il convient en outre de garantir une traçabilité sans faille des produits.