Condizioni quadro per la collaborazione tra allsafe GmbH & Co. KG e i nostri fornitori (EKB)

1. Premessa

allsafe GmbH & Co KG attribuisce grande importanza a un rapporto di collaborazione equo e onesto. Questo è il fondamento di ogni rapporto commerciale. Qualora, nonostante tutte le misure precauzionali e di controllo adottate, dovessero verificarsi dei problemi, è necessario poter fare riferimento a condizioni quadro chiare e riconosciute da entrambe le parti. Per questo motivo sono state redatte le seguenti regole relative alle specifiche tecniche e/o ai disegni. Questi elementi costituiscono la parte essenziale del contratto tra il partner fornitore e allsafe GmbH & Co KG.Attribuiamo grande importanza al fatto che le presenti condizioni non interferiscano inutilmente con il normale svolgimento dell'attività del nostro partner. Solo in questo modo è possibile garantire il costante miglioramento dei processi e delle procedure. Inoltre, le presenti condizioni di fornitura vengono concordate con il fornitore al fine di garantire un'esecuzione senza intoppi.

2. Vincolantezza dei contratti quadro

Le quantità e i termini indicati da allsafe GmbH & Co. KG nel contratto quadro sono stabiliti in base alle informazioni fornite dai nostri clienti, secondo scienza e coscienza. Tuttavia, dobbiamo sottolineare che tali informazioni sono soggette a modifiche. Ci riserviamo il diritto di adeguare tali dati alle esigenze, ovvero di correggerli al rialzo o al ribasso. Gli accordi presi in merito al prezzo, alla consegna, alle condizioni di pagamento e all'oggetto della fornitura sono vincolanti.

3. Utensili

3.1. Cura, manutenzione, conservazione degli utensili

Il fornitore garantisce il funzionamento privo di difetti degli utensili durante il loro uso. Qualora gli utensili siano stati forniti da allsafe GmbH & Co. KG, il fornitore si impegna a verificare l'idoneità degli utensili a lui consegnati. Se necessario, deve essere redatta un'offerta scritta per la riparazione o l'adeguamento. Tali misure possono essere eseguite solo previa richiesta scritta da parte di allsafe GmbH & Co. KG. Il fornitore è tenuto a conservare gli utensili in modo adeguato e a proteggerli da qualsiasi danno e dagli agenti atmosferici. Durante il periodo contrattuale, i costi di manutenzione, cura e riparazione sono a carico del fornitore. Alla scadenza delle quantità contrattualmente stabilite, i costi di manutenzione e riparazione sono a carico del fornitore; i costi di riparazione degli utensili sono a carico di allsafe GmbH & Co KG dopo l'ordine. Al fine di garantire una fornitura costante e priva di difetti, gli utensili devono essere sottoposti a manutenzione, riparazione e cura da parte del fornitore. È necessario garantire che gli utensili siano sempre pronti all'uso. Al termine della fornitura, il fornitore è tenuto a consegnare gli utensili in perfetto stato, se richiesto, ad allsafe GmbH & Co. KG. Il trasferimento della proprietà degli utensili avviene automaticamente con il pagamento degli stessi e non richiede alcun ulteriore accordo contrattuale.

4. Modifica degli utensili

Le modifiche agli utensili possono essere apportate solo previo consenso scritto di allsafe GmbH & Co. KG. Qualora fosse necessaria una modifica degli utensili a causa di modifiche tecniche apportate da allsafe GmbH & Co. KG, il fornitore dovrà prima presentare un'offerta scritta. Solo dopo l'ordine scritto le misure necessarie saranno approvate e potranno essere eseguite. I pezzi modificati devono essere sottoposti a nuova campionatura e approvati da allsafe GmbH & Co. KG per la consegna in serie. Nell'ambito di un rapporto di collaborazione, allsafe GmbH & Co KG si fa carico dei costi per il materiale non più utilizzabile a causa di una modifica del disegno. Il fornitore è tuttavia tenuto a segnalare già al momento della presentazione dell'offerta che i materiali esistenti non potranno più essere utilizzati dopo la modifica.

5. Approvazione degli utensili/campionatura iniziale

5.1. Motivo

Nei seguenti casi il fornitore è tenuto a eseguire una campionatura iniziale:

• Parti nuove
• Parti o specifiche modificate

Qualora il fornitore intenda apportare una delle seguenti modifiche, è tenuto a informare allsafe GmbH & Co. KG del suo intento e ad attendere l'approvazione scritta. Se necessario, anche in questo caso è necessario un primo campionamento.

• Modifica del prodotto
• Modifica della costruzione, delle specifiche o dei materiali
• Trasferimento della produzione a siti di produzione esterni
• Trasferimento della produzione in nuovi stabilimenti o trasferimento all'interno dello stesso stabilimento
• Modifica dei processi di produzione
• Interruzione prolungata della produzione (superiore a 1 anno)
• Nuovi subfornitori
• In caso di utensili realizzati successivamente per motivi di capacità
• o usura, è necessario informare allsafe GmbH & Co. KG ed eseguire, se necessario, un campionamento iniziale
• Per altri motivi è necessario informare allsafe GmbH & Co. KG
• Il fornitore è tenuto, indipendentemente dal fatto che allsafe GmbH & Co KG richieda un campionamento iniziale, a eseguire un campionamento/approvazione interno.

5.2. Campionatura iniziale / Moduli per la campionatura iniziale

La campionatura iniziale effettuata dal fornitore deve essere eseguita sui moduli predisposti da allsafe GmbH & Co. KG o su moduli conformi a VDA

• Rapporto di controllo del primo campione
• Risultati del controllo
• Bolla di consegna.

Se questi non sono a disposizione del fornitore, devono essere richiesti.

Se non è stato concordato un quantitativo diverso, devono essere controllati e documentati 50 pezzi. Se si tratta di un gruppo, devono essere controllati e documentati anche 50 singoli pezzi. In caso di produzione con più utensili identici, è necessario eseguire un controllo del primo campione da ogni utensile o nido di uno stampo multiplo. Salvo diversamente concordato, al rapporto di controllo del primo campione devono essere allegati i pezzi corrispondenti.

Salvo diversamente concordato, è necessario allegare alla prima campionatura le relative prove/analisi dei materiali utilizzati. In casi particolari (applicazione automobilistica), questi dati devono essere inseriti nella banca dati IMDS.

Insieme al primo campionamento deve essere presentata una prova di idoneità (verifica su almeno 50 pezzi) per le specifiche e le misure di controllo speciali stabilite da allsafe GmbH & Co. KG. Deve inoltre essere allegato un piano di controllo del primo campionamento.

L'approvazione della consegna/produzione in serie dei campioni viene effettuata da allsafe GmbH & Co. KG sul modulo “Rapporto di prova del primo campione” compilato dal fornitore.

6. Diritto di acquisto dagli utensili

Il fornitore si impegna a consegnare i pezzi o i componenti/gruppi costruttivi realizzati con utensili e/o sviluppi della ditta allsafe GmbH & Co. KG esclusivamente a quest'ultima. I pezzi possono essere venduti a terzi solo previa autorizzazione scritta. In caso di violazione, il fornitore è responsabile per l'intero danno causato. Inoltre, il fornitore è tenuto a comunicare la quantità e i destinatari dei pezzi consegnati parallelamente. Se allsafe GmbH & Co. KG ha concesso l'autorizzazione alla consegna a terzi, il fornitore acquirente non è autorizzato a modificare gli utensili o le specifiche. Inoltre, non è consentito trasferire gli utensili ad altri fornitori senza l'approvazione scritta di allsafe GmbH & Co. KG.

7. Tempi di fornitura, consegna dei pezzi di ricambio

Il fornitore si impegna a fornire ad allsafe GmbH & Co. KG il prodotto e i pezzi di ricambio per il prodotto per tutta la durata della serie e per ulteriori 15 anni dopo la data di fine serie. La rottamazione di impianti di produzione specifici per il pezzo può essere effettuata, indipendentemente dai rapporti di proprietà, solo previo consenso scritto della società allsafe GmbH & Co. KG.

8. Audit, documentazione, termini di conservazione

8.1. Audit

Il cliente ha il diritto di verificare tramite un audit se le misure di garanzia della qualità del fornitore soddisfano i requisiti del cliente. L'audit può essere effettuato come audit di sistema o di processo e deve essere concordato in tempo utile prima della sua esecuzione prevista. Si deve tenere conto degli audit effettuati da organismi di certificazione autorizzati. Sono accettate adeguate restrizioni da parte del fornitore per garantire i suoi segreti aziendali.

8.2. Periodi di conservazione

Il fornitore deve conservare tutti i documenti, le registrazioni e i dati relativi ai prodotti e ai processi che fanno parte del processo di produzione e dell'approvazione dei prodotti per un periodo minimo di 20 anni. Questa disposizione è valida sia per la produzione in serie che per la fornitura di pezzi di ricambio.

8.3. Diritto di accesso

Il fornitore si impegna a garantire ad allsafe GmbH & Co KG, ai suoi clienti e alle autorità competenti l'accesso all'azienda (EN 9100:2018 punto 8.4.3.L).

9. Valori statistici, valutazioni

9.1. FMEA

È auspicabile che il fornitore rediga una FMEA per la sua fornitura. Questa costituisce la base per una fornitura regolare e di alta qualità.

9.2. Capacità di processo

È auspicabile che la capacità di processo sia dimostrata sulla base di valori statistici. Nell'interesse di un miglioramento continuo della qualità, è necessario registrare questi dati e utilizzarli in modo coerente per ottimizzare i processi. In linea di principio, devono essere raggiunti e documentati i valori di capacità indicati da allsafe GmbH & Co. KG nelle specifiche tecniche (se disponibili).

9.3. Obiettivi di qualità

Per le caratteristiche dei prodotti rilevanti per la funzionalità e la sicurezza, è indispensabile una produzione a zero difetti, che deve essere dimostrata dal fornitore. Salvo diversamente concordato, il limite massimo del tasso di errore per le caratteristiche dei prodotti non rilevanti per la funzionalità e la sicurezza è < 500 PPM. Si noti tuttavia che un fornitore che si attesta costantemente su questo limite massimo dovrà essere sostituito a breve termine. L'obiettivo perseguito da allsafe GmbH & Co KG è un tasso inferiore a 100 PPM. Una consegna non conforme non comprende solo difetti diretti di qualità del prodotto, ma anche imballaggio inadeguato, etichettatura errata della spedizione, quantità errata e tutti gli errori che possono ostacolare o interrompere il processo di allsafe GmbH & Co. KG.

10. Qualità, controlli

10.1. Controllo merci in entrata

allsafe GmbH & Co. KG effettuerà solo controlli a campione sui prodotti consegnati. Ciò significa che il fornitore deve garantire la qualità richiesta per i prodotti da lui forniti e, in caso di reclamo, si assume la responsabilità per i pezzi da lui consegnati.

Tuttavia, vengono sempre effettuati controlli relativi alla quantità consegnata, alla referenza e a danni o difetti esterni.

Se al momento della consegna si verificano danni dovuti al trasporto che rendono impossibile lo scarico dei prodotti o che hanno causato danni ai prodotti, allsafe si riserva il diritto di rifiutare la consegna o di restituire la merce a spese del fornitore.

In tal caso, il fornitore deve provvedere a una sostituzione immediata in condizioni perfette.

Inoltre, devono essere adottate misure di sospensione per evitare il ripetersi di tali danni.

10.2. Gestione dei reclami, elaborazione dei reclami

Qualora il fornitore dovesse constatare che sono stati prodotti e già consegnati pezzi difettosi, è tenuto a informare immediatamente allsafe GmbH & Co KG non appena sussiste un pericolo imminente. allsafe GmbH & Co KG si impegna a informare immediatamente il fornitore in merito ai difetti riscontrati.

Qualora il fornitore riscontri che sono stati prodotti componenti difettosi che a suo avviso potrebbero essere utilizzabili, può segnalarli ad allsafe GmbH & Co. KG per l'approvazione. La consegna può avvenire solo previa approvazione scritta da parte di allsafe GmbH & Co KG (autorizzazione di deroga). I componenti devono essere contrassegnati in modo adeguato.

La qualità riveste un ruolo importante nella valutazione dei fornitori ed è costantemente monitorata.

In caso di reclamo, il fornitore si impegna a garantire la disponibilità delle risorse necessarie per la risoluzione del problema. Il fornitore è inoltre tenuto a garantire la continuazione della produzione presso allsafe GmbH & Co KG, ad esempio scartando i pezzi difettosi, riparando i prodotti già realizzati (previa autorizzazione di allsafe GmbH & Co. KG – il tipo e l'entità della riparazione devono essere documentati), consegnando immediatamente i pezzi conformi e ritirando gratuitamente quelli difettosi.

Il fornitore deve inoltre redigere un rapporto 8 D. Le misure che ne derivano devono essere monitorate, attuate e documentate.

L'avvio delle misure in caso di reclamo deve avvenire entro un giorno. In caso di reclami relativi a parti soggette a obbligo di documentazione, la produzione presso il fornitore deve essere immediatamente interrotta e le scorte interessate devono essere messe in sicurezza presso il fornitore e presso allsafe.

Il fornitore deve presentare un catalogo delle misure entro e non oltre tre giorni. allsafe si riserva il diritto di effettuare un breve audit per garantire l'attuazione del catalogo delle misure.

10.3. Sistema di gestione della qualità del fornitore

Il fornitore si impegna a introdurre e/o mantenere un sistema di qualità basato sulla norma ISO 9000 ff con l'obiettivo di azzerare gli errori e a ottimizzare i propri processi con misure di miglioramento continuo.

Il fornitore obbliga anche i propri subfornitori a istituire, applicare e mantenere un sistema di gestione della qualità comparabile, con l'obiettivo di garantire la perfetta qualità dei componenti acquistati.

11. Consegna

11.1. Frequenza di consegna

allsafe GmbH & Co KG necessita di consegne flessibili e rapide in piccoli lotti. Per raggiungere questo obiettivo, ci impegniamo a fornire ai nostri fornitori una pianificazione anticipata dei nostri prodotti principali.

Al fine di rendere i processi il più efficienti possibile, abbiamo bisogno di partner che siano fondamentalmente disposti a ottimizzare i propri processi e ad adattarsi alle nostre esigenze.

11.2. Disposizione/elaborazione degli ordini

Ove possibile, allsafe GmbH & Co KG lavora con contratti quadro (noti anche come ordini a chiamata o ordini aperti). Questi contratti quadro regolano tutti i punti importanti come la quantità totale, il prezzo, l'imballaggio, la durata, ecc.

La suddivisione dei prodotti definiti nel contratto quadro viene solitamente comunicata al fornitore tramite un ordine chiuso.

Poiché anche noi ci impegniamo a ottimizzare costantemente i nostri processi, oggi utilizziamo sempre più spesso altre forme di elaborazione degli ordini, come ad esempio Kanban, consegna continua, previsioni, autogestione di diversi gruppi di prodotti. Ciò significa che genereremo sempre meno spesso i nostri fabbisogni tramite un ordine. Al posto dell'ordine subentra una pianificazione flessibile che il fornitore copre con corrispondenti prenotazioni di capacità.

Questi diversi sistemi di pianificazione hanno inoltre un effetto positivo sui tempi di consegna complessivi dei prodotti, poiché, ad esempio, i materiali grezzi possono essere disposti dal fornitore in base alla pianificazione.

11.3. Tempi di consegna/puntualità delle consegne

I tempi di consegna concordati con allsafe GmbH & Co KG devono essere rigorosamente rispettati. Il fornitore è piuttosto tenuto a migliorare costantemente i propri processi e quindi a ridurre i tempi di consegna o ad adattarli alle nostre esigenze.

Se la consegna non è possibile nei tempi concordati o se durante la produzione sorgono difficoltà, il fornitore è tenuto a informarci immediatamente di potenziali problemi e ad adottare le misure necessarie per ridurre al minimo il ritardo.

In linea di principio, in caso di superamento dei termini di consegna, il fornitore è automaticamente in mora senza che ciò sia stato espressamente formulato da allsafe GmbH & Co KG. I tempi di consegna e l'affidabilità delle consegne vengono valutati mensilmente nell'ambito della nostra valutazione dei fornitori e rivestono un ruolo importante.

11.4. Ricezione della merce

Per lo smistamento in entrata, allsafe GmbH & Co. KG richiede le seguenti informazioni sulla bolla di consegna e sulla merce:

• Numero della bolla di consegna
• Data di spedizione
• Indirizzo del mittente e numero del fornitore
• Numero di pezzi
• Denominazione / Numero dell'articolo
• Numero dell'ordine
• Numero di colli
• Numero di magazzino (indicato sul nostro ordine)
• Peso/colli
• Data dell'ordine
• Codice a barre 835, se possibile

Inoltre, tutti i colli devono essere contrassegnati con il numero dell'articolo e la denominazione. Ove possibile, i prodotti consegnati devono essere contrassegnati in modo tale da consentirne la tracciabilità in qualsiasi momento. Inoltre, ogni consegna deve essere accompagnata dai certificati di collaudo contrattualmente stabiliti e richiesti. Per i fornitori di profili estrusi in alluminio, per le prime 5 consegne è necessario un certificato EN 10204-3.1 e, successivamente, se non sono state riscontrate discrepanze, un certificato EN 10204-2.2.

11.5 Gestione della sicurezza

Il fornitore deve promuovere una cultura della sicurezza in cui tutti i dipendenti abbiano un'elevata consapevolezza della sicurezza e contribuiscano in modo proattivo alla sicurezza. I dipendenti devono essere incoraggiati a segnalare errori, eventi e pericoli che possono portare alla non conformità dei prodotti. Questa cultura della sicurezza comprende anche lo scambio di informazioni rilevanti per la sicurezza con allsafe GmbH & Co.KG e la collaborazione tra colleghi nell'identificazione e nell'eliminazione dei rischi per la sicurezza.

12. Condizioni di pagamento/condizioni di consegna

Le nostre condizioni di pagamento sono le seguenti: 10 giorni dalla data di ricezione della fattura o della merce, al netto. Altre condizioni di pagamento devono essere accettate per iscritto da allsafe GmbH & Co. KG. Le consegne vengono effettuate, a seconda degli accordi, franco fabbrica o franco domicilio con il corriere indicato da allsafe GmbH & Co KG.

13. Produttività/KVP

Attribuiamo grande importanza al fatto che il nostro partner si occupi costantemente di misure di miglioramento e le attui in modo coerente, al fine di poter continuare ad offrire condizioni in linea con il mercato e affermarsi sul mercato anche in futuro. Per raggiungere questo obiettivo, siamo disposti a supportare i nostri partner con conoscenze e collaborazione attiva nel miglioramento dei processi e nelle misure KVP. In questo modo si garantisce e aumenta la competitività di entrambe le parti a lungo termine.Nell'ambito della collaborazione basata sul partenariato, ci aspettiamo che qualsiasi riduzione dei costi venga condivisa con noi.

14. Imballaggio

Il tipo di imballaggio è chiaramente definito nelle nostre norme di imballaggio. Se il fornitore desidera imballaggi diversi, questi devono essere approvati per iscritto da allsafe GmbH & Co. KG.

15.

Il contratto può essere risolto da entrambe le parti con un preavviso di 12 mesi.

17.

Tutti i dati relativi ad allsafe GmbH & Co.KG, indipendentemente dalla loro natura, non possono essere riprodotti né resi accessibili a terzi senza la nostra autorizzazione, in conformità con le disposizioni del diritto d'autore.

18.

Qualora singole disposizioni del presente contratto dovessero risultare inefficaci o incomplete, ciò non ne pregiudica la validità; in tal caso, il contratto deve essere interpretato o riformulato in modo tale da garantire una regolamentazione adeguata al suo significato e scopo che, nella misura consentita dalla legge, si avvicini il più possibile a quanto le parti intendono ottenere con il presente contratto. Se necessario, le parti si impegnano a collaborare a tale modifica del contratto.

19. Disposizioni di rango superiore

Qualora in documenti tecnici, capitolati d'oneri ecc. o in altri accordi o disposizioni siano definiti requisiti che vanno oltre i requisiti del presente contratto, si applicano i requisiti più elevati.

20. Foro competente

Per tutte le controversie o rivendicazioni derivanti dal presente contratto o ad esso correlate, comprese quelle relative alla sua efficacia, modifica o risoluzione, nonché alle rivendicazioni extracontrattuali, il foro competente è Stoccarda.

21. Responsabilità per il prodotto

Il fornitore si impegna a stipulare e mantenere un'adeguata assicurazione di responsabilità civile per il prodotto. Deve essere garantita una copertura assicurativa sufficiente per il rischio di responsabilità civile per il prodotto.

22. Parti contraffatte/tracciabilità

Il fornitore garantisce di acquistare i materiali grezzi solo da fornitori autorizzati e approvati al fine di evitare contraffazioni (parti contraffatte) da parte di fornitori terzi. A tal fine, ha implementato un processo adeguato nella propria organizzazione che garantisce che la sicurezza si estenda all'intera catena di fornitura. Inoltre, deve essere garantita la tracciabilità completa dei prodotti.