Warunki ramowe współpracy pomiędzy allsafe GmbH & Co. KG a naszymi dostawcami (EKB)

1. Wstęp

allsafe GmbH & Co KG przywiązuje dużą wagę do uczciwego i szczerego partnerstwa. Stanowi to podstawę każdej relacji biznesowej. Jeśli pomimo wszystkich podjętych środków ostrożności i kontroli dojdzie do zakłóceń, konieczne jest odwołanie się do jasnych warunków ramowych, które są akceptowane przez obie strony. Z tego powodu opracowano poniższe zasady dotyczące specyfikacji technicznej i/lub rysunków. Elementy te stanowią istotną część umowy między partnerem dostawczym a firmą allsafe GmbH & Co KG.Przywiązujemy dużą wagę do tego, aby niniejsze warunki nie zakłócały normalnego przebiegu działalności naszego partnera. Tylko to gwarantuje ciągłą optymalizację procesów i procedur. Ponadto niniejsze warunki dostawy są uzgadniane z dostawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu realizacji.

2. Wiążący charakter umów ramowych

Ilości i terminy podane przez firmę allsafe GmbH & Co. KG w zamówieniu ramowym zostały określone zgodnie z naszą najlepszą wiedzą i przekonaniem na podstawie informacji przekazanych przez naszych klientów. Musimy jednak zaznaczyć, że informacje te mogą ulec zmianie. Zastrzegamy sobie prawo do dostosowania ich do potrzeb, tj. do korekty w górę lub w dół. Uzgodnienia dotyczące ceny, dostawy, warunków płatności oraz przedmiotu dostawy są wiążące.

3. Narzędzia

3.1. Konserwacja, utrzymanie i przechowywanie narzędzi

Dostawca gwarantuje bezawaryjną pracę narzędzi podczas ich użytkowania. Jeśli narzędzia zostały dostarczone przez firmę allsafe GmbH & Co. KG, dostawca zobowiązuje się do sprawdzenia przydatności narzędzi, które zostały mu przekazane. W razie potrzeby należy sporządzić pisemną ofertę naprawy lub dostosowania. Działania te mogą być podjęte wyłącznie po otrzymaniu pisemnego zamówienia od allsafe GmbH & Co. KG. Dostawca ma obowiązek przechowywać narzędzia w odpowiedni sposób i chronić je przed wszelkimi uszkodzeniami oraz wpływem czynników środowiskowych. W okresie obowiązywania umowy koszty konserwacji, pielęgnacji i naprawy ponosi dostawca. Po wyczerpaniu ilości określonych w umowie koszty konserwacji i utrzymania ponosi dostawca; koszty naprawy narzędzi pokrywa firma allsafe GmbH & Co KG po złożeniu zamówienia. Aby zapewnić stałą dostawę bez wad, narzędzia muszą być konserwowane, naprawiane i utrzymywane przez dostawcę. Należy zapewnić, aby narzędzia były zawsze gotowe do użycia. Po zakończeniu dostaw dostawca jest zobowiązany do przekazania narzędzi w nienagannym stanie, o ile jest to pożądane, firmie allsafe GmbH & Co. KG. Przeniesienie własności narzędzi następuje automatycznie wraz z zapłatą za narzędzia i nie wymaga dodatkowej umowy.

4. Zmiana narzędzi

Zmiany narzędzi mogą być dokonywane wyłącznie po uprzedniej pisemnej zgodzie allsafe GmbH & Co. KG. Jeżeli zmiana narzędzi jest konieczna ze względu na zmiany techniczne wprowadzone przez allsafe GmbH & Co. KG, dostawca musi najpierw złożyć pisemną ofertę. Dopiero po złożeniu pisemnego zamówienia niezbędne działania zostaną zatwierdzone i będą mogły zostać przeprowadzone. Zmienione części należy ponownie poddać próbom i zatwierdzić do dostawy seryjnej przez firmę allsafe GmbH & Co. KG. W ramach partnerskich relacji firma allsafe GmbH & Co KG pokrywa koszty materiałów, które nie mogą być dalej wykorzystywane z powodu zmiany rysunku. Dostawca zobowiązuje się jednak już przy składaniu oferty poinformować, że istniejące materiały nie będą mogły być dalej wykorzystywane po zmianie.

5. Zatwierdzenie narzędzi/pierwsza próbka

5.1. Przyczyna

W następujących przypadkach dostawca jest zobowiązany do wykonania pierwszej próbki:

• Nowe części
• Zmienione części lub specyfikacje

Jeżeli dostawca zamierza wprowadzić jedną z poniższych zmian, jest zobowiązany poinformować o tym firmę allsafe GmbH & Co. KG i poczekać na pisemną zgodę. W razie potrzeby konieczne jest również przeprowadzenie pierwszej kontroli wzoru.

• Zmiana produktu
• Zmiana konstrukcji, specyfikacji lub materiału
• Przeniesienie produkcji do zewnętrznych zakładów produkcyjnych
• Przeniesienie produkcji do nowych zakładów lub przeniesienie w obrębie własnego zakładu
• Zmiana procesu produkcyjnego
• Dłuższe wstrzymanie produkcji (dłuższe niż 1 rok)
• Nowi poddostawcy
• W przypadku narzędzi wyprodukowanych później z przyczyn związanych z wydajnością
• lub zużyciem należy poinformować firmę allsafe GmbH & Co. KG i w razie potrzeby przeprowadzić pierwszą kontrolę próbek
• W pozostałych przypadkach należy poinformować firmę allsafe GmbH & Co. KG.
• Niezależnie od tego, czy firma allsafe GmbH & Co KG wymaga przeprowadzenia wstępnej kontroli próbek, dostawca ma obowiązek przeprowadzić wewnętrzną kontrolę próbek/zatwierdzenie.

5.2. Pierwsza kontrola próbek / formularze do pierwszej kontroli próbek

Pierwsza kontrola próbek przeprowadzona przez dostawcę musi być wykonana na formularzach sporządzonych przez firmę allsafe GmbH & Co. KG lub na formularzach zgodnych z VDA

• Raport z kontroli pierwszej próbki
• Wyniki kontroli
• Dostarczenie.

Jeśli dostawca nie posiada tych formularzy, należy je zamówić.

O ile nie uzgodniono innej ilości, należy sprawdzić i udokumentować 50 sztuk. W przypadku podzespołów należy dodatkowo sprawdzić i udokumentować po 50 pojedynczych części. W przypadku produkcji przy użyciu kilku identycznych narzędzi należy przeprowadzić kontrolę pierwszej próbki z każdego narzędzia lub gniazda formy wielokrotnej. O ile nie uzgodniono inaczej, do raportu z kontroli pierwszej próbki należy dołączyć odpowiednie części.

O ile nie uzgodniono inaczej, do pierwszej kontroli próbki należy dołączyć odpowiednie certyfikaty / analizy materiałowe użytych materiałów. W szczególnych przypadkach – zastosowanie w motoryzacji – dane te należy wprowadzić do bazy danych IMDS.

Wraz z pierwszą próbką należy przedłożyć dowód zdolności (badanie na podstawie co najmniej 50 części) dla specyfikacji i specjalnych wymiarów kontrolnych określonych przez allsafe GmbH & Co. KG. Ponadto należy dołączyć plan kontroli pierwszej próbki.

Zatwierdzenie dostawy/zatwierdzenie serii części poddanych próbom odbywa się przez firmę allsafe GmbH & Co. KG na formularzu „Raport z kontroli pierwszej próbki” wypełnionym przez dostawcę.

6. Prawo do zakupu narzędzi

Dostawca zobowiązuje się do dostarczania części lub komponentów/podzespołów wykonanych na podstawie narzędzi i/lub projektów firmy allsafe GmbH & Co. KG wyłącznie tej firmie. Części mogą być sprzedawane osobom trzecim wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody. W każdym przypadku naruszenia tego postanowienia dostawca ponosi odpowiedzialność w wysokości całkowitej wartości szkody. Ponadto dostawca jest zobowiązany do ujawnienia ilości i odbiorców części dostarczonych równolegle. Jeśli firma allsafe GmbH & Co. KG wyraziła zgodę na dostawę do osób trzecich, dostawca nie ma prawa do zmiany narzędzi lub specyfikacji. Ponadto nie jest dozwolone przekazywanie narzędzi innym dostawcom bez pisemnej zgody firmy allsafe GmbH & Co. KG.

7. Czas dostawy, dostawa części zamiennych

Dostawca zobowiązuje się do dostarczania firmie allsafe GmbH & Co. KG produktu oraz części zamiennych do produktu przez cały okres produkcji seryjnej oraz przez 15 lat po zakończeniu produkcji seryjnej. Zezłomowanie urządzeń produkcyjnych przeznaczonych do produkcji konkretnych części może nastąpić niezależnie od stosunków własnościowych wyłącznie za pisemną zgodą firmy allsafe GmbH & Co. KG.

8. Audyt, dokumentacja, okresy przechowywania

8.1. Audyt

Klient ma prawo przeprowadzić audyt w celu ustalenia, czy środki zapewnienia jakości stosowane przez dostawcę gwarantują spełnienie wymagań klienta. Audyt może być przeprowadzony jako audyt systemu lub procesu i należy go uzgodnić z odpowiednim wyprzedzeniem przed planowanym terminem przeprowadzenia. Należy uwzględnić audyty przeprowadzone przez uprawnione jednostki certyfikujące. Akceptuje się odpowiednie ograniczenia dostawcy w celu ochrony jego tajemnic handlowych.

8.2. Okresy przechowywania

Dostawca musi przechowywać wszystkie dokumenty, zapisy i dane dotyczące produktów i procesów, które są częścią procesu produkcyjnego i zatwierdzania produktów, przez co najmniej 20 lat. Przepis ten dotyczy zarówno produkcji seryjnej, jak i dostaw części zamiennych.

8.3. Uprawnienia dostępu

Dostawca zobowiązuje się do zapewnienia allsafe GmbH & Co KG oraz jej klientom i organom regulacyjnym dostępu do przedsiębiorstwa (EN 9100:2018 pkt 8.4.3.L).

9. Wartości statystyczne, analizy

9.1. FMEA

Pożądane jest, aby dostawca sporządził FMEA dla zakresu dostawy. Stanowi ona podstawę dla sprawnej i wysokiej jakości dostawy.

9.2. Zdolność procesowa

Pożądane jest, aby zdolność procesowa została potwierdzona na podstawie wartości statystycznych. W interesie ciągłego doskonalenia jakości konieczne jest gromadzenie tych danych i konsekwentne wykorzystywanie ich do optymalizacji procesów. Zasadniczo należy osiągnąć i udokumentować wartości zdolności określone przez allsafe GmbH & Co. KG w specyfikacji wymagań (jeśli istnieje).

9.3. Cele jakościowe

W przypadku właściwości produktów istotnych dla funkcjonalności i bezpieczeństwa konieczna jest produkcja bezbłędna, co musi zostać potwierdzone przez dostawcę. O ile nie uzgodniono inaczej, górna granica wskaźnika błędów dla właściwości produktów nieistotnych dla funkcjonalności i bezpieczeństwa wynosi < 500 PPM. Należy jednak zauważyć, że dostawca, który stale zbliża się do tej górnej granicy, musi zostać zastąpiony w perspektywie długoterminowej. Celem firmy allsafe GmbH & Co KG jest osiągnięcie wskaźnika poniżej 100 PPM. Za wadliwą dostawę uznaje się nie tylko bezpośrednie wady jakościowe produktu, ale również niewystarczające opakowanie, nieprawidłowe oznakowanie przesyłki, niewłaściwą ilość, a także wszelkie błędy, które mogą utrudniać lub uniemożliwiać realizację dostawy przez firmę allsafe GmbH & Co. KG.

10. Jakość, kontrole

10.1. Kontrola przyjęcia towaru

allsafe GmbH & Co. KG będzie sprawdzać dostarczone produkty wyłącznie wyrywkowo. Oznacza to, że dostawca musi zagwarantować wymaganą jakość dostarczanych przez siebie produktów i w przypadku reklamacji ponosi odpowiedzialność za dostarczone przez siebie części.

Kontrola dostarczonej ilości, referencji oraz zewnętrznych uszkodzeń lub wad jest jednak zawsze przeprowadzana.

W przypadku wystąpienia podczas dostawy uszkodzeń transportowych, które uniemożliwiają rozładunek produktów lub spowodowały uszkodzenie produktów, firma allsafe zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia dostawy lub odesłania towaru na koszt dostawcy.

W takim przypadku dostawca musi zapewnić natychmiastową ponowną dostawę w nienagannym stanie.

Ponadto należy podjąć środki zapobiegające ponownemu wystąpieniu takich szkód.

10.2. Rozpatrywanie reklamacji, obsługa reklamacji

Jeśli dostawca stwierdzi, że wadliwe części zostały wyprodukowane i już dostarczone, jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tym allsafe GmbH & Co KG już w momencie wystąpienia zagrożenia. allsafe GmbH & Co KG zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania dostawcy o stwierdzonych wadach.

Jeśli dostawca stwierdzi, że wyprodukowane zostały wadliwe części, które jego zdaniem mogą być użyteczne, może zgłosić je do zatwierdzenia firmie allsafe GmbH & Co. KG. Dostawa może nastąpić dopiero po uzyskaniu pisemnej zgody firmy allsafe GmbH & Co KG (zezwolenie na odstępstwo). Części muszą być odpowiednio oznaczone.

Jakość ma duże znaczenie w ocenie dostawców i jest stale monitorowana.

W przypadku reklamacji dostawca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich mocy produkcyjnych w celu usunięcia wad. Ponadto dostawca jest zobowiązany do zapewnienia kontynuacji produkcji w allsafe GmbH & Co KG, np. poprzez odsortowanie wadliwych części, naprawę już wyprodukowanych elementów (wymagana zgoda allsafe GmbH & Co. KG – rodzaj i zakres naprawy muszą zostać udokumentowane), natychmiastową dostawę dobrych części i bezpłatny odbiór wadliwych części.

Ponadto dostawca musi sporządzić raport 8 D. Wynikające z niego działania muszą być monitorowane, realizowane i dokumentowane.

Podjęcie działań w przypadku reklamacji musi nastąpić w ciągu jednego dnia. W przypadku reklamacji części podlegających obowiązkowi dokumentacji produkcja u dostawcy musi zostać natychmiast wstrzymana, a odpowiednie zapasy magazynowe muszą zostać zabezpieczone u dostawcy i na miejscu w allsafe.

Katalog środków należy przedłożyć najpóźniej po trzech dniach od strony dostawcy. allsafe zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia krótkiego audytu w celu zapewnienia realizacji katalogu środków.

10.3. System zarządzania jakością dostawcy

Dostawca zgadza się wprowadzić i/lub utrzymać system jakości oparty na normie ISO 9000 ff, którego celem jest osiągnięcie zerowej liczby błędów, oraz optymalizować swoje procesy poprzez ciągłe działania doskoniące.

Dostawca zobowiązuje również swoich poddostawców do stworzenia porównywalnego systemu zarządzania jakością, jego konsekwentnego stosowania i utrzymania w celu zapewnienia nienagannej jakości zakupionych części.

11. Dostawa

11.1. Częstotliwość dostaw

allsafe GmbH & Co KG jest uzależniona od elastycznych i szybkich dostaw w małych partiach. Aby to osiągnąć, staramy się przekazywać naszym dostawcom wstępne plany dotyczące naszych głównych produktów.

Aby procesy przebiegały jak najsprawniej, potrzebujemy partnerów, którzy są gotowi zoptymalizować swoje procesy i dostosować się do naszych potrzeb.

11.2. Dyspozycja/realizacja zamówień

W miarę możliwości firma allsafe GmbH & Co KG pracuje na podstawie umów ramowych (zwanych również zamówieniami na żądanie lub zamówieniami otwartymi). Umowy ramowe regulują wszystkie ważne kwestie, takie jak całkowita ilość, cena, opakowanie, termin realizacji itp.

Podział produktów określonych w umowie ramowej jest zazwyczaj przekazywany dostawcy w formie zamkniętego zamówienia.

Ponieważ również my dążymy do ciągłej optymalizacji naszych procesów, obecnie coraz częściej korzystamy z innych form realizacji zamówień, takich jak np. kanban, ciągłe dostawy, prognozy, samokontrola różnych grup produktów. Oznacza to, że coraz rzadziej generujemy nasze zapotrzebowania poprzez zamówienia. Zamówienia zastępuje elastyczne planowanie, które dostawca realizuje poprzez odpowiednie rezerwacje mocy produkcyjnych.

Te różne systemy planowania mają również pozytywny wpływ na całkowity czas dostawy produktów, ponieważ np. materiały wstępne mogą być planowane przez dostawcę zgodnie z harmonogramem.

11.3. Czas dostawy/terminowość dostaw

Czas dostawy uzgodniony z allsafe GmbH & Co KG musi być bezwzględnie przestrzegany. Dostawca jest zobowiązany do ciągłego doskonalenia swoich procesów, a tym samym do skrócenia czasu dostawy lub dostosowania go do naszych potrzeb.

Jeśli dostawa nie jest możliwa w uzgodnionym terminie lub podczas produkcji pojawią się trudności, dostawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania nas o potencjalnych zakłóceniach i podjęcia odpowiednich działań w celu ograniczenia opóźnienia do minimum.

Zasadniczo, w przypadku przekroczenia terminu dostawy, dostawca automatycznie znajduje się w opóźnieniu dostawy, bez konieczności wyraźnego stwierdzenia tego przez firmę allsafe GmbH & Co KG. Termin dostawy i terminowość dostaw są oceniane co miesiąc w ramach naszej oceny dostawców i mają tam również duże znaczenie.

11.4. Przyjęcie towaru

W celu realizacji przyjęcia towaru firma allsafe GmbH & Co. KG wymaga podania następujących informacji na dowodzie dostawy oraz na towarze:

• Numer dowodu dostawy
• Data wysyłki
• Adres nadawcy i numer dostawcy
• Ilość
• Nazwa / numer artykułu
• Numer zamówienia
• Ilość opakowań
• Numer magazynu (widoczny na naszym zamówieniu)
• Waga/opakowanie
• Data zamówienia
• Kod kreskowy 835, jeśli to możliwe

Ponadto wszystkie opakowania muszą być oznaczone numerem artykułu i nazwą. W miarę możliwości należy odpowiednio oznaczyć dostarczone produkty, aby w każdej chwili można było ustalić ich pochodzenie. Ponadto do każdej dostawy należy dołączyć wymagane i określone w umowie certyfikaty kontroli. W przypadku dostawców profili aluminiowych wytłaczanych na zimno wymagamy certyfikatu EN 10204-3.1 dla pierwszych 5 dostaw, a następnie, o ile nie stwierdzono żadnych odchyleń, certyfikatu EN 10204-2.2.

11.5 Zarządzanie bezpieczeństwem

Dostawca ma obowiązek promować kulturę bezpieczeństwa, w której wszyscy pracownicy mają wysoką świadomość bezpieczeństwa i aktywnie przyczyniają się do jego zapewnienia. Pracownicy powinni być zachęcani do zgłaszania błędów, zdarzeń i zagrożeń, które mogą prowadzić do niezgodności produktów. Kultura bezpieczeństwa obejmuje również wymianę informacji dotyczących bezpieczeństwa z firmą allsafe GmbH & Co.KG oraz współpracę między pracownikami w zakresie identyfikacji i eliminacji zagrożeń bezpieczeństwa.

12. Warunki płatności/warunki dostawy

Nasze warunki płatności są następujące: 10 dni od daty otrzymania faktury lub towaru netto. Inne warunki płatności muszą zostać zaakceptowane na piśmie przez firmę allsafe GmbH & Co. KG. Dostawy realizowane są zgodnie z umową z fabryki lub franco domem za pośrednictwem przewoźnika wskazanego przez firmę allsafe GmbH & Co KG.

13. Wydajność/KVP

Przywiązujemy dużą wagę do tego, aby nasz partner stale zajmował się działaniami usprawniającymi i konsekwentnie je wdrażał, aby również w przyszłości móc oferować warunki zgodne z rynkiem i utrzymać się na rynku. Aby osiągnąć ten cel, jesteśmy gotowi wspierać naszych partnerów w zakresie usprawniania procesów i działań KVP, dzieląc się naszą wiedzą i aktywnie współpracując. Dzięki temu konkurencyjność obu stron zostanie zapewniona i zwiększona w perspektywie długoterminowej.W ramach partnerskiej współpracy oczekujemy, że wszelkie redukcje kosztów, niezależnie od ich rodzaju, będą nam przekazywane.

14. Opakowanie

Rodzaj opakowania jest jednoznacznie określony w naszych przepisach dotyczących opakowań. Jeśli dostawca życzy sobie innych opakowań, muszą one zostać zatwierdzone na piśmie przez allsafe GmbH & Co. KG.

15.

Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem 12-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

17.

Wszelkie dane dotyczące firmy allsafe GmbH & Co.KG, niezależnie od ich rodzaju, nie mogą być powielane ani udostępniane osobom trzecim bez naszej zgody, zgodnie z przepisami prawa autorskiego.

18.

Jeżeli poszczególne postanowienia niniejszej umowy okażą się nieważne lub niekompletne, nie ma to wpływu na jej ważność; w takim przypadku należy ją interpretować lub zinterpretować w taki sposób, aby obowiązywało odpowiednie postanowienie zgodne z jej sensem i celem, które – w zakresie dozwolonym przez prawo – jest najbliższe temu, co strony chciały osiągnąć poprzez niniejszą umowę. W razie konieczności strony zobowiązują się do współpracy przy wprowadzaniu takich zmian do umowy.

19. Postanowienia nadrzędne

W przypadku określenia w dokumentacji technicznej, specyfikacjach itp. lub innych umowach lub postanowieniach wymagań wykraczających poza wymagania niniejszej umowy, zastosowanie mają wymagania wyższe.

20. Właściwość

Wszelkie spory lub roszczenia wynikające z niniejszej umowy lub z nią związane, w tym dotyczące jej ważności, zmiany lub rozwiązania, a także roszczenia pozaumowne, podlegają właściwości sądów w Stuttgarcie.

21. Odpowiedzialność za produkt

Dostawca zobowiązuje się do zawarcia i utrzymania odpowiedniego ubezpieczenia od odpowiedzialności za produkt. Ubezpieczenie musi zapewniać wystarczającą ochronę przed ryzykiem związanym z odpowiedzialnością za produkt.

22. Counterfeit Parts/Rückverfolgbarkeit

Dostawca gwarantuje, że materiały pierwotne będą pozyskiwane wyłącznie od autoryzowanych, zatwierdzonych dostawców w celu zapobiegania podrabianiu (części podrobione) przez dostawców zewnętrznych. W tym celu wdrożył w swojej organizacji odpowiedni proces, który zapewnia, że zabezpieczenie obejmuje cały łańcuch dostaw. Ponadto należy zapewnić pełną identyfikowalność produktów.