Algemene voorwaarden voor de samenwerking tussen allsafe GmbH & Co. KG en onze leveranciers (EKB)

1. Voorwoord

allsafe GmbH & Co KG hecht veel waarde aan een eerlijke en oprechte samenwerking. Dit vormt de basis van elke zakelijke relatie. Mocht er ondanks alle genomen voorzorgs- en controlemaatregelen toch een storing optreden, dan is het noodzakelijk om terug te kunnen vallen op duidelijke randvoorwaarden die door beide partijen worden erkend. Om deze reden zijn de volgende regels opgesteld in verband met de technische specificatie en/of tekening. Deze componenten vormen het essentiële deel van de overeenkomst tussen de leverancier en allsafe GmbH & Co KG.Wij hechten er veel waarde aan dat onze partner door deze voorwaarden niet onnodig wordt gestoord in zijn normale bedrijfsvoering. Alleen zo kan worden gegarandeerd dat processen en procedures voortdurend kunnen worden geoptimaliseerd. Bovendien worden deze leveringsvoorwaarden met de leverancier afgestemd om een soepele afhandeling te garanderen.

2. Bindendheid van raamovereenkomsten

De door allsafe GmbH & Co. KG in de raamovereenkomst genoemde hoeveelheden en looptijden worden naar beste weten en geweten opgesteld op basis van de gegevens van onze klanten. Wij moeten er echter op wijzen dat deze gegevens voortdurend kunnen veranderen. Wij behouden ons het recht voor om deze aan te passen aan de behoeften, d.w.z. zowel naar boven als naar beneden te corrigeren. De gemaakte afspraken met betrekking tot prijs, levering, betalingsvoorwaarden en het te leveren object zijn bindend.

3. Gereedschap

3.1. Onderhoud, reparatie en opslag van gereedschap

De leverancier garandeert dat het gereedschap tijdens het gebruik naar behoren functioneert. Indien het gereedschap door allsafe GmbH & Co. KG ter beschikking is gesteld, is de leverancier verplicht het aan hem ter beschikking gestelde gereedschap op geschiktheid te controleren. Indien nodig moet een schriftelijke offerte voor reparatie of aanpassing worden opgesteld. Deze maatregelen mogen pas worden uitgevoerd na een schriftelijke opdracht van allsafe GmbH & Co. KG. De leverancier moet het gereedschap op de juiste wijze bewaren en tegen beschadiging en omgevingsinvloeden beschermen. Gedurende de contractueel vastgelegde hoeveelheden worden de kosten voor onderhoud, verzorging en reparatie door de leverancier gedragen. Na afloop van de contractueel vastgelegde hoeveelheden zijn de kosten voor onderhoud en verzorging voor rekening van de leverancier; de kosten voor het herstel van de gereedschappen worden gedragen door allsafe GmbH & Co KG na opdracht. Om een constante, foutloze levering te garanderen, moeten de gereedschappen door de leverancier worden onderhouden, gerepareerd en verzorgd. Er moet worden gewaarborgd dat de gereedschappen te allen tijde gebruiksklaar zijn. Bij beëindiging van de levering is de leverancier verplicht de gereedschappen in perfecte staat, indien gewenst, aan allsafe GmbH & Co. KG te retourneren. De eigendom van de gereedschappen gaat automatisch over bij betaling van de gereedschappen en behoeft geen verdere contractuele overeenkomst.

4. Wijziging van gereedschap

Wijzigingen aan gereedschap mogen alleen worden aangebracht na voorafgaande schriftelijke toestemming van allsafe GmbH & Co. KG. Indien een wijziging van gereedschap noodzakelijk is vanwege technische wijzigingen door allsafe GmbH & Co. KG, moet de leverancier eerst een schriftelijke offerte indienen. Pas na een schriftelijke bestelling worden de nodige maatregelen vrijgegeven en uitgevoerd. De gewijzigde onderdelen moeten opnieuw worden bemonsterd en door allsafe GmbH & Co. KG worden vrijgegeven voor serieproductie. In het kader van een partnerschapsrelatie neemt allsafe GmbH & Co KG de kosten voor niet meer bruikbaar materiaal als gevolg van een tekeningwijziging voor haar rekening. De leverancier is echter verplicht om bij het opstellen van de offerte erop te wijzen dat de aanwezige materialen na de omschakeling niet meer kunnen worden gebruikt.

5. Goedkeuring gereedschap/eerste bemonstering

5.1. Aanleiding

In de volgende gevallen is de leverancier verplicht een eerste bemonstering uit te voeren:

• Nieuwe onderdelen
• Gewijzigde onderdelen of specificaties

Indien de leverancier een van de volgende wijzigingen voornemens is, is hij verplicht allsafe GmbH & Co. KG hiervan op de hoogte te stellen en te wachten op schriftelijke goedkeuring. In voorkomend geval is ook hier een eerste bemonstering noodzakelijk.

• Productwijziging
• Wijziging van constructie, specificatie of materiaal
• Verplaatsing van de productie naar externe productielocaties
• Verplaatsing van de productie naar nieuwe fabrieken of verhuizing binnen de eigen fabriek
• Wijziging van de productieprocessen
• Langdurige onderbreking van de productie (langer dan 1 jaar)
• Nieuwe toeleveranciers
• Bij achteraf vervaardigde gereedschappen om capaciteitsredenen
• of slijtage moet allsafe GmbH & Co. KG worden geïnformeerd en moet indien nodig een eerste monster worden genomen
• Bij andere redenen moet allsafe GmbH & Co. KG worden geïnformeerd.
• De leverancier is verplicht om, ongeacht of een eerste monster door allsafe GmbH & Co KG wordt gevraagd, een interne bemonstering/goedkeuring uit te voeren.

5.2. Eerste monster / formulieren voor eerste monster

De door de leverancier uitgevoerde eerste monster moet plaatsvinden op de door allsafe GmbH & Co. KG opgestelde formulieren of op formulieren volgens VDA

• Eerste monsterrapport
• Testresultaten
• Leveringsbon.

Indien deze niet beschikbaar zijn voor de leverancier, moeten ze worden aangevraagd.

Indien geen andere hoeveelheid is overeengekomen, moeten 50 stuks worden gecontroleerd en gedocumenteerd. Indien het om een samenstel gaat, moeten bovendien 50 afzonderlijke onderdelen worden gecontroleerd en gedocumenteerd. Bij productie met meerdere identieke gereedschappen moet uit elk gereedschap of elke nest van een meervoudige vorm een eerste monsterkeuring worden uitgevoerd. Tenzij anders overeengekomen, moeten de overeenkomstige onderdelen bij het eerste monsterkeuringrapport worden gevoegd.

Tenzij anders overeengekomen, moeten voor de gebruikte materialen de bijbehorende bewijzen/materiaalanalyses van de eerste monsterkeuring worden bijgevoegd. In bijzondere gevallen – automobieltoepassingen – moeten deze gegevens in de IMDS-database worden ingevoerd.

Samen met de eerste monsterkeuring moet een bewijs van geschiktheid (controle aan de hand van minimaal 50 onderdelen) voor de door allsafe GmbH & Co. KG vastgelegde specificaties en speciale controleafmetingen worden ingediend. Verder moet een controleplan van de eerste monsterkeuring worden bijgevoegd.

De leveringsvrijgave/serie-vrijgave van de bemonsterde onderdelen wordt door allsafe GmbH & Co. KG verleend op het door de leverancier ingevulde formulier “Eerste monsterrapport”.

6. Aankooprecht op gereedschappen

De leverancier verbindt zich ertoe om onderdelen of componenten/subassemblages die zijn vervaardigd met gereedschappen en/of ontwikkelingen van allsafe GmbH & Co. KG uitsluitend aan deze laatste te leveren. Onderdelen mogen alleen na schriftelijke toestemming aan derden worden verkocht. Bij elke overtreding is de leverancier aansprakelijk voor het totale bedrag van de veroorzaakte schade. Bovendien is de leverancier verplicht om de hoeveelheid en de afnemers van de parallel geleverde onderdelen bekend te maken. Als allsafe GmbH & Co. KG toestemming heeft gegeven voor levering aan derden, is het de leverancier niet toegestaan om gereedschappen of specificaties te wijzigen. Het is verder niet toegestaan om gereedschappen over te dragen aan andere leveranciers zonder schriftelijke toestemming van allsafe GmbH & Co. KG.

7. Leveringstermijn, levering van reserveonderdelen

De leverancier verplicht zich om allsafe GmbH & Co. KG gedurende de gehele serieproductie en nog 15 jaar na de einddatum van de serieproductie te voorzien van het product en van reserveonderdelen voor het product. Het slopen van onderdelenspecifieke productie-installaties van het onderdeel mag, ongeacht de eigendomsverhoudingen, alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van allsafe GmbH & Co. KG.

8. Audit, documentatie, bewaartermijnen

8.1. Audit

De klant heeft het recht om door middel van een audit vast te stellen of de kwaliteitsborgingsmaatregelen van de leverancier voldoen aan de eisen van de klant. De audit kan worden uitgevoerd als een systeem- of procesaudit en moet tijdig vóór de geplande uitvoering worden overeengekomen. Er moet rekening worden gehouden met audits van erkende certificeringsinstanties. Redelijke beperkingen van de leverancier ter bescherming van zijn bedrijfsgeheimen worden aanvaard.

8.2. Bewaartermijnen

De leverancier moet alle product- en procesrelevante documenten, gegevens en gegevens die deel uitmaken van het productieproces en de productvrijgave, ten minste gedurende 20 jaar bewaren. Deze regeling is zowel relevant voor de serieproductie als voor de levering van reserveonderdelen.

8.3. Toegangsrecht

De leverancier verplicht zich om allsafe GmbH & Co KG en haar klanten en regelgevende instanties toegang te verlenen tot het bedrijf (EN 9100:2018 punt 8.4.3.L).

9. Statistische waarden, evaluaties

9.1. FMEA

Het is wenselijk dat de leverancier voor zijn leveringsomvang een FMEA opstelt. Deze vormt de basis voor een soepele en kwalitatief hoogwaardige levering.

9.2. Procescapaciteit

Het is wenselijk dat de procescapaciteit aan de hand van statistische waarden wordt aangetoond. In het belang van voortdurende kwaliteitsverbetering is het noodzakelijk deze gegevens te registreren en consequent te gebruiken voor de optimalisatie van de processen. In principe moeten de door allsafe GmbH & Co. KG in het bestek (indien aanwezig) genoemde capaciteitswaarden worden bereikt en gedocumenteerd.

9.3. Kwaliteitsdoelstellingen

Voor functionele en veiligheidsrelevante producteigenschappen is een foutloze productie onontbeerlijk en moet deze door de leverancier worden aangetoond. Tenzij anders overeengekomen, ligt de bovengrens van het foutenpercentage voor niet-functie- en veiligheidsrelevante producteigenschappen op < 500 PPM. Er moet echter worden opgemerkt dat een leverancier die zich permanent rond deze bovengrens bevindt, op termijn moet worden vervangen. Het door allsafe GmbH & Co KG nagestreefde doel is een percentage van < 100 PPM. Onder een slechte levering vallen niet alleen directe kwaliteitsgebreken aan het product, maar ook onvoldoende verpakking, verkeerde etikettering van de zending, verkeerde hoeveelheid en alle fouten die het proces van allsafe GmbH & Co. KG kunnen hinderen of stoppen.

10. Kwaliteit, controles

10.1. Controle van de goederen bij ontvangst

allsafe GmbH & Co. KG controleert de geleverde producten alleen steekproefsgewijs. Dit betekent dat de leverancier de vereiste kwaliteit van de door hem geleverde producten moet garanderen en in geval van een klacht de aansprakelijkheid voor de door hem geleverde onderdelen op zich neemt.

Controles met betrekking tot de geleverde hoeveelheid, referentie en uiterlijke beschadigingen of gebreken worden echter altijd uitgevoerd.

Indien bij de levering transportschade optreedt die het lossen van de producten onmogelijk maakt of ook schade aan de producten tot gevolg heeft, behoudt allsafe zich het recht voor de aanvaarding te weigeren of de goederen op kosten van de leverancier terug te zenden.

In dat geval moet de leverancier ervoor zorgen dat er onmiddellijk een nieuwe levering in perfecte staat plaatsvindt.

Bovendien moeten maatregelen worden genomen om te voorkomen dat dergelijke schade zich opnieuw voordoet.

10.2. Klachtenbehandeling, afhandeling van klachten

Indien de leverancier vaststelt dat er defecte onderdelen zijn geproduceerd en reeds zijn geleverd, is hij verplicht om allsafe GmbH & Co KG hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen, zelfs als er nog geen gevaar dreigt. allsafe GmbH & Co KG verplicht zich ertoe de leverancier onmiddellijk op de hoogte te stellen van vastgestelde fouten.

Indien de leverancier vaststelt dat er defecte onderdelen zijn geproduceerd die naar zijn mening bruikbaar zijn, kan hij deze ter goedkeuring aan allsafe GmbH & Co. KG melden. Levering mag pas plaatsvinden na schriftelijke goedkeuring door allsafe GmbH & Co KG (afwijkingsvergunning). De onderdelen moeten dienovereenkomstig worden gemarkeerd.

Kwaliteit staat hoog in het vaandel bij de leveranciersbeoordeling en wordt voortdurend gecontroleerd.

De leverancier verbindt zich ertoe om in geval van een klacht capaciteit beschikbaar te houden voor het verhelpen ervan. Verder is de leverancier verplicht de voortzetting van de productie bij allsafe GmbH & Co KG te waarborgen, bijvoorbeeld door slechte onderdelen uit te sorteren, reeds geproduceerde bouwdelen te repareren (goedkeuring door allsafe GmbH & Co. KG vereist – aard en omvang van de reparatie moeten worden gedocumenteerd), onmiddellijke levering van goede onderdelen en kosteloze terugname van slechte onderdelen.

Bovendien moet de leverancier een 8 D-rapport opstellen. De daaruit voortvloeiende maatregelen moeten worden gecontroleerd, uitgevoerd en gedocumenteerd.

Bij klachten moeten binnen één dag maatregelen worden genomen. In geval van klachten over onderdelen waarvoor documentatie verplicht is, moet de productie bij de leverancier onmiddellijk worden stopgezet en moeten de betreffende voorraden bij de leverancier en bij allsafe ter plaatse worden veiliggesteld.

De leverancier moet uiterlijk binnen drie dagen een maatregelenplan indienen. allsafe behoudt zich het recht voor om een korte audit uit te voeren om te controleren of het maatregelenplan wordt uitgevoerd.

10.3. Kwaliteitsmanagementsysteem van de leverancier

De leverancier verklaart zich ermee akkoord een kwaliteitssysteem op basis van ISO 9000 ff in te voeren en/of te handhaven met als doel een nul-fouten-doelstelling en zijn processen te optimaliseren met voortdurende verbeteringsmaatregelen.

De leverancier verplicht zijn onderleveranciers eveneens een vergelijkbaar kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten, dit consequent toe te passen en te handhaven met als doel een onberispelijke kwaliteit van zijn ingekochte onderdelen te waarborgen.

11. Levering

11.1. Leveringsfrequentie

allsafe GmbH & Co KG is afhankelijk van flexibele en snelle leveringen in kleine hoeveelheden. Om dit te bereiken streven wij ernaar onze leveranciers vooraf een planning van onze belangrijkste producten te geven.

Om de processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, hebben wij partners nodig die bereid zijn hun processen te optimaliseren en zich aan te passen aan onze behoeften.

11.2. Planning/orderverwerking

Waar mogelijk werkt allsafe GmbH & Co KG met raamovereenkomsten (ook wel afroeporders of openstaande orders genoemd). Deze raamovereenkomsten regelen alle belangrijke punten zoals totale hoeveelheid, prijs, verpakking, looptijd enz.

De indeling van de in de raamovereenkomst gedefinieerde producten wordt doorgaans via een gesloten order aan de leverancier doorgegeven.

Aangezien ook wij ernaar streven onze processen voortdurend te optimaliseren, maken we tegenwoordig steeds vaker gebruik van andere vormen van orderafhandeling, zoals kanban, continue levering, prognoses en zelfsturing van verschillende productgroepen. Dit betekent dat we onze behoeften steeds minder vaak via een bestelling zullen genereren. In plaats van de bestelling komt een flexibele planning die de leverancier dekt door middel van overeenkomstige capaciteitsreserveringen.

Deze verschillende planningssystemen hebben bovendien een positief effect op de totale levertijd van de producten, omdat bijvoorbeeld grondstoffen door de leverancier volgens de planning kunnen worden ingedeeld.

11.3. Levertijd/leverbetrouwbaarheid

De met allsafe GmbH & Co KG overeengekomen levertijd moet strikt worden nageleefd. De leverancier wordt zelfs aangemoedigd om zijn processen voortdurend te verbeteren en zo de levertijd te verkorten of aan onze behoeften aan te passen.

Indien levering binnen de overeengekomen termijn niet mogelijk is of zich tijdens de productie problemen voordoen, is de leverancier verplicht ons onmiddellijk op de hoogte te stellen van mogelijke storingen en passende maatregelen te nemen om de vertraging zo gering mogelijk te houden.

In principe is de leverancier bij overschrijding van de leveringstermijn automatisch in verzuim, zonder dat dit uitdrukkelijk door allsafe GmbH & Co KG hoeft te worden vermeld. De levertijd en leveringsbetrouwbaarheid worden maandelijks beoordeeld in het kader van onze leveranciersbeoordeling en nemen daarin ook een belangrijke plaats in.

11.4. Goederenontvangst

Voor de afhandeling in de goederenontvangst heeft allsafe GmbH & Co. KG de volgende informatie nodig op de leveringsbon en op de goederen:

• Leveringsbon nummer
• Verzenddatum
• Afzender Adres en leveranciersnummer
• Aantal
• Benaming / artikelnummer
• Bestelnummer
• Aantal colli
• Magazijnnummer (vermeld op onze bestelling)
• Gewicht/verpakking
• Besteldatum
• Barcode 835 indien mogelijk

Bovendien moeten alle verpakkingen worden gemarkeerd met het artikelnummer en de benaming. Waar mogelijk moeten de geleverde producten worden gemarkeerd, zodat de herkomst ervan te allen tijde kan worden achterhaald. Verder moeten bij elke levering de contractueel vastgelegde en vereiste testcertificaten worden bijgevoegd. Voor leveranciers van geëxtrudeerde aluminium profielen hebben wij voor de eerste 5 leveringen een EN 10204-3.1-certificaat nodig en daarna, indien geen afwijkingen zijn geconstateerd, een EN 10204-2.2-certificaat.

11.5 Veiligheidsbeheer

De leverancier moet een veiligheidscultuur bevorderen waarin alle medewerkers een hoog veiligheidsbewustzijn hebben en proactief bijdragen aan de veiligheid. Medewerkers moeten worden aangemoedigd om fouten, incidenten en gevaren te melden die kunnen leiden tot non-conformiteit van de producten. Deze veiligheidscultuur omvat ook de uitwisseling van veiligheidsrelevante informatie met allsafe GmbH & Co.KG en collegiale samenwerking bij het identificeren en verhelpen van veiligheidsrisico's.

12. Betalingsvoorwaarden/leveringsvoorwaarden

Onze betalingsvoorwaarden zijn als volgt: 10 dagen na ontvangst van de factuur of de goederen, netto. Andere betalingsvoorwaarden moeten schriftelijk door allsafe GmbH & Co. KG worden aanvaard. De leveringen vinden plaats volgens afspraak af fabriek of franco huis met de door allsafe GmbH & Co KG voorgeschreven vervoerder.

13. Productiviteit/KVP

Wij hechten er veel waarde aan dat onze partner zich voortdurend bezighoudt met verbeteringsmaatregelen en deze consequent implementeert, zodat ook in de toekomst marktconforme voorwaarden kunnen worden geboden en de marktpositie kan worden behouden. Om dit doel te bereiken, zijn wij bereid onze partners met kennis en actieve medewerking te ondersteunen bij procesverbeteringen en KVP-maatregelen. Hierdoor wordt het concurrentievermogen aan beide zijden op lange termijn gewaarborgd en vergroot.In het kader van onze samenwerking op basis van partnerschap verwachten wij dat kostenbesparingen, van welke aard dan ook, met ons worden gedeeld.

14. Verpakking

Het type verpakking is duidelijk vastgelegd in onze verpakkingsvoorschriften. Indien de leverancier andere verpakkingen wenst, moeten deze schriftelijk worden goedgekeurd door allsafe GmbH & Co. KG.

15.

De overeenkomst kan door beide partijen worden opgezegd met een opzegtermijn van 12 maanden.

17.

Alle gegevens die betrekking hebben op allsafe GmbH & Co.KG, ongeacht van welke aard, mogen zonder onze toestemming niet worden verveelvoudigd of aan derden ter beschikking worden gesteld overeenkomstig de bepalingen van het auteursrecht.

18.

Indien afzonderlijke bepalingen van deze overeenkomst ongeldig of onvolledig blijken te zijn, blijft de geldigheid van de overeenkomst onverminderd van kracht; in dat geval dient de overeenkomst zodanig te worden geïnterpreteerd of geherinterpreteerd dat een passende regeling van kracht is die – voor zover wettelijk toegestaan – het dichtst in de buurt komt van wat de partijen met deze overeenkomst hebben beoogd. Voor zover nodig, verbinden zij zich ertoe om bij een dergelijke contractwijziging mee te werken.

19. Bovenliggende bepalingen

Indien in technische documenten, bestekken enz. of andere overeenkomsten of bepalingen eisen zijn vastgelegd die verder gaan dan de eisen van deze overeenkomst, zijn de hogere eisen van toepassing.

20. Bevoegde rechtbank

Voor alle geschillen of vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst, met inbegrip van geschillen over de geldigheid, wijziging of ontbinding ervan en over buitencontractuele vorderingen, is de bevoegde rechtbank Stuttgart.

21. Productaansprakelijkheid

De leverancier verplicht zich tot het afsluiten en in stand houden van een passende productaansprakelijkheidsverzekering. Er moet voldoende verzekeringsdekking zijn voor het productaansprakelijkheidsrisico.

22. Namaakonderdelen/traceerbaarheid

De leverancier garandeert dat hij alleen grondstoffen van geautoriseerde, goedgekeurde leveranciers betrekt om namaak (namaakonderdelen) door derde aanbieders te voorkomen. Hiervoor heeft hij een passend proces in zijn organisatie geïnstalleerd dat ervoor zorgt dat de beveiliging zich over de gehele toeleveringsketen uitstrekt. Verder moet worden gewaarborgd dat de producten volledig traceerbaar zijn.